A piarista rend Konstitúciói, amelyeket az alapító, Kalazanci Szt. József állított össze 1621-ben, a provinciálisok kötelességévé tették, hogy székhelyükön levéltárat állítsanak föl. Ezt a rendelkezést a XVII. században tartott rendi egyetemes káptalanok többször is megerősítették, illetve kiegészítették.
A kezdetek
Magyarországon a tartományi levéltár fölállítására 1692-ben került sor, mikor a magyarországi rendházakat (Privigye, Breznóbánya, Szentgyörgy) Giovanni Francesco Foci generális elcsatolta a lengyel provinciától és élükre külön megbízottat, commissarius generalis-t rendelt Mösch Lukács (Lucas a S. Edmundo) személyében, aki ezt a formációt önálló provinciának tekintette. Írásbeli ügyvitelét is ennek megfelelően folytatta, tehát létrehozta a tartományi levéltárat. Ez a levéltár azután is megmaradt, hogy 1695-ben a magyar rendházakat viceprovinciaként a német provinciához csatolták, majd 1721-től az önálló magyar provincia levéltára lett. Az első években a levéltár csak egy tucatnyi kötetből, néhány iratcsomóból és ládácskából állt, amelyet a tartományi elöljáró szobájában tarthattak és amelyet a provinciális – titkára segítségével – személyesen kezelt. A provinciális eleinte Privigyén lakott, majd feltételezhetően a XVIII. század elején Nyitrára költözött, végül pedig 1757-ben Cörver János provinciális Pestre tette át a székhelyét.
A pesti rendházban (1757–1953)
A költözés után, 1759-ben Cörver a levéltárat is újrarendezte. 1782-ben az újonnan megválasztott provinciális, Conrádi Norbert az időközben jelentősen megnőtt terjedelmű levéltár kezelésével egyik asszisztensét, a rendtörténetíró Kácsor Keresztélyt bízta meg, aki „a különböző rendezetlen leveleket jobb rendbe állította” és 1784-re elkészítette a levéltár új leltárát. Részben az e munka közben gyűjtött adatok alapján Kácsor megírta a magyar provincia történetét is.
Kácsor Keresztély utódját a levéltárosságban nem ismerjük, így feltételezhetjük, hogy halála, 1792 után azt ismét a provinciálisok kezelték. 1809-ben mindenesetre Hegedűs Alajos tartományi titkár rendezte újra a levéltárat, amelynek lajstroma immár egy vastag kötetet töltött meg. (Egyes források szerint a rendezésben Dományi Márk exprovinciálisnak is volt szerepe.) A levéltár iratai ekkor hosszú, keskeny fiókokba (forulus) kerültek és ez a forulus, mint a levéltári egységek elnevezése a mai napig megmaradt. Hegedűs haláláig, 1843-ig különböző tisztségeket töltött be a provincia központi kormányzatában (asszisztens, majd tiszteletbeli asszisztens volt) és talán ő látta el a levéltárosi feladatokat is.
A XIX. század második felében a levéltárosi funkciót általában szintén valamelyik asszisztens töltötte be (Horváth Cyrill, Jaeger Ágoston, Békefy Károly, Erdősy Imre, Polák Ede, Petlanovics Alajos, Beck Alajos, Farkas József, Keller János), akik általában egyben tartományi pénztárosok vagy számvevők, esetleg irodavezetők is voltak és a levéltárra kevés idejük jutott. (A lajstromkönyvet csupán Békefy Károly és Polák Ede egészítették ki újabb bejegyzésekkel.) A levéltár ebben az időben főként kéziratos hagyatékokkal és azokkal a kötetekkel bővült, amelyeket a Csaplár Benedek által tervezett rendtörténeti monográfia készítéséhez gyűjtöttek össze különböző rendházakból, főként Podolinból és Privigyéről. A provinciális levelezése és hivatalos iratai az 1850-es évektől a levéltártól független „rendfőnöki irattárba” kerültek.
1917-ben a budapesti gimnázium és rendház új épületbe költözött, amelyben a levéltár és a rendfőnöki irattár is új helyiséget kapott. (A kettő ekkor már hozzávetűleg azonos terjedelmű volt.) A levéltár újrarendezésével 1920-ban Jászai Rezsőt bízták meg, aki a munkával 1922-re végzett. Jászai a régi forulus-okat, mint levéltári egységeket javarészt megtartotta, de létrehozott néhány újat is és az összeset új számozással látta el, amely tulajdonképpen a levéltár polcainak számozása volt. Jászai így nem készített új segédletet sem, hanem Hegedűs Alajos 1809. évi lajstromkönyvét javította, illetve egészítette ki. Ezen a rendszeren Jászai utódjai (Perényi József 1937-1938, Bíró Imre 1938-1945, Friedreich Endre, 1946-1952, Nyers Lajos 1952-1953, Balanyi György megbízott kezelő 1953-1957) sem változtattak.
Költözések sora (1953–2011)
A második világháború nem okozott kárt a levéltárban, azonban 1953-ban a budapesti piarista rendháznak és iskolának állami határozatra ki kellett költöznie Váci utcai épületéből. A levéltár magas szekrényei nem fértek volna el az új, Mikszáth Kálmán téri rendházban, ezért a levéltár a kultuszminisztérium engedélyével 1961-ig a Váci utcai épületben maradt. Ugyancsak ott maradt a „rendfőnöki irattár” és több 1950-ben föloszlatott rendházból (főként Veszprémről és Vácról) kimenekített anyag, amelyet valószínűleg még 1952-ben átszállították a levéltár melletti szobába, ahol „sürítve, de kellő katalogizálással könnyen kezelhető módon nyert elhelyezést”. Végül 1961 decembere és 1962 februárja között a levéltárat a Szent István bazilika sekrestyéje fölötti termekbe szállították, ahol ugyan hely volt bőven, de a beázások miatt az iratokat hamarosan gombafertőzés és rovarkár érte. Ráadásul a helyiség nem volt fűthető, így télen „a levéltári munka nehézségekbe ütközött,” ami nagyban gátolta a levéltárosok (Weiner Ferenc 1957–1971, Sóczó Ferenc 1969–1980, Csányi László 1974–1995) és a kutatók munkáját.
Az 1970-es évektől egyre kényszerítőbben került napirendre a levéltár átköltöztetése a Mikszáth Kálmán téri rendházba. Erre végül 1978-ban került sor Csányi László vezetésével. Mivel a régi szekrények a Bazilikában tönkrementek, az új helyen az anyagot fémpolcokon, papírdobozokban helyezték el, méghozzá abban a sorrendben, ahogy az a Csányi László által 1974-ben készített leltárban szerepelt. A régi levéltár anyagát Csányi László ezentúl Archivum vetus-nak, a rendfőnöki irattár anyagát pedig (a rendházakból kimenekített iratokkal és újabb hagyatékokkal együtt) Archivum novum-nak nevezte. Utóbbihoz a költözés után áttekintő raktári jegyzéket is készített, azonban sajnos a provenienciára nem volt tekintettel. 1985-től a levéltár végre munka- és kutatószobával is rendelkezett.
Az 1990-es évektől Koltai András levéltáros több nyomtatott segédlet, adattár és forráskiadvány, valamint a levéltár első honlapja (1999) mellett elkészítette a levéltári segédletek digitális változatát, majd megkezdte a provenienciájuk szerint összetartozó, de szétszórtan tárolt sorozatok és fondok összerendezését. Ezen rendezési koncepció teljes megvalósítása azonban csak egy újabb költözés során volt megvalósítható. A levéltár ugyanis – a rend többi budapesti intézményeihez hasonlóan – hosszú évekig tartó előkészület után 2011 júliusában ismét a piarista rend saját Váci utcai épületébe költözött vissza, ahol a raktár a pincében, a munkaszoba az 1. emelet (a régi félemelet) Piarista közre néző részén kapott helyet. A költözés során az addig szétszórt iratok végre fondonként, a törzsszámok rendjében kerültek elhelyezésre.
Irodalom
- Nyers Lajos, A piarista levéltárügy és rendtörténetírás, in Emlékkönyv Szentpétery Imre születése hatvanadik évfordulójának ünnepére, Bp., 1938, 335-347.
- Koltai András, Mösch Lukács és a magyar piaristák első levéltárai, in Levéltári Szemle, 47(1997), 2. sz., 17-30 = Egyház és művelődés, Pannonhalma 997-1997, Tudományos konferencia Pannonhalma és magyar oktatás milleniuma emlékére, szerk. Hajdú Ákos–Kokas Zsuzsanna, Bp., 1997, 107-130.
- Koltai András, A Magyar Piarista Tartományfőnökség levéltárának kéziratai, in Uő, A Magyar Piarista Rendtartomány Központi Levéltárának kéziratkatalógusa, I, Bp., 2000 (Magyarországi egyházi könyvtárak kéziratkatalógusai / Catalogi manuscriptorum, quae in bibliothecis ecclesiasticis Hungariae asservantur, 13), 7-19.